Integracja sklepu z Subiektem, Optimą i innym ERP - jak to działa

Integracja sklepu z systemem ERP to umowa między dwoma programami o tym, który z nich jest źródłem prawdy dla każdej informacji: stanów, cen, zamówień i dokumentów. Większość problemów z integracjami nie bierze się z techniki, tylko z tego, że nikt tej umowy nie spisał, więc oba systemy nadpisują sobie nawzajem dane.

Ten tekst jest dla firm, które mają Subiekta, Optimę, enova365 albo inny program handlowy i sklep, który trzeba z nim połączyć. Opisuję, co się synchronizuje, jak ustalić, który system rządzi którym polem, jakie licencje trzeba mieć po stronie ERP i co najczęściej psuje integracje po pół roku.

Co w ogóle się synchronizuje

Integracja to nie jedna rzecz, tylko kilka przepływów, z których każdy ma inny kierunek i inną częstotliwość.

• Produkty: indeksy, nazwy, parametry, zdjęcia, opisy.
• Stany magazynowe: ile sztuk jest dostępnych, czasem z podziałem na magazyny.
• Ceny: cennik podstawowy, a w B2B ceny i rabaty per kontrahent.
• Kontrahenci: dane firm, warunki płatności, limity kredytowe.
• Zamówienia: ze sklepu do ERP, razem z pozycjami i sposobem dostawy.
• Statusy i dokumenty: z ERP do sklepu, czyli „w realizacji”, „wysłane”, numer przesyłki, faktura.

Najważniejsza decyzja: kto rządzi którym polem

Dla każdej informacji musi być jeden system, który jest jej źródłem, a drugi tylko ją odczytuje. Typowy podział, który sprawdza się w firmach produkcyjnych i hurtowniach, wygląda tak:

Najgorszy wariant to „synchronizacja w obie strony wszystkiego”. Ktoś poprawia cenę w sklepie, integracja nadpisuje ją ceną z ERP, ktoś poprawia ją znowu i po tygodniu nikt nie wie, która liczba jest prawdziwa.

Licencja na dostęp do ERP: koszt, który zaskakuje najczęściej

Większość polskich programów handlowych nie udostępnia danych na zewnątrz w podstawowej wersji. Dostęp programistyczny, czyli API, bywa osobno płatnym modułem albo wymaga wyższego wariantu programu. Tę opłatę ponosisz u dostawcy ERP, a nie u wykonawcy integracji.

• Subiekt GT: potrzebny jest dodatek Sfera dla Subiekta GT. Bez niego żadna integracja przez API nie zadziała.
• Subiekt nexo: standardowa wersja nie udostępnia API, potrzebna jest wersja nexo PRO, która ma Sferę w pakiecie.
• Comarch ERP Optima: Comarch dokumentuje import i eksport dokumentów przez pliki XML. O dostęp przez API i jego licencję trzeba zapytać partnera Comarch.
• Comarch ERP XL: API jest opisane w dokumentacji Comarch, a warunki licencji trzeba potwierdzić u partnera.
• enova365: WebAPI w technologii REST, wymagające odpowiedniego wariantu modułu Handel.
• SAP Business One korzysta z Service Layer, a Microsoft Dynamics 365 Business Central z OData.

Gotowa wtyczka czy integracja na zamówienie

Na rynku są gotowe integratory łączące popularne sklepy z popularnymi programami handlowymi. Przy standardowym procesie to często najtańsza i najrozsądniejsza droga.

Gotowe narzędzie wystarcza, gdy:

• sprzedajesz według jednego cennika albo prostych grup rabatowych,
• masz jeden magazyn i standardowy obieg zamówienia,
• integracja ma przenosić to, co przewidział jej producent.

Integracja na zamówienie ma sens, gdy:

• ceny są liczone indywidualnie dla kontrahenta i zależą od kilku warunków naraz,
• zamówienie przechodzi przez etapy, których gotowe narzędzie nie zna, na przykład akceptację handlowca albo produkcję na zamówienie,
• poza sklepem trzeba połączyć także CRM, marketplace albo system kurierski,
• gotowy integrator obsługuje Twój ERP, ale nie w tej wersji albo nie w tym zakresie.

Jak często synchronizować

Różne dane mają różną „datę ważności”, więc nie ma sensu synchronizować wszystkiego co minutę.

• Stany i zamówienia: jak najczęściej, bo sprzedanie towaru, którego nie ma, kosztuje reklamację i zaufanie. Tam, gdzie to możliwe, zdarzeniowo: system powiadamia drugi o zmianie od razu, zamiast czekać na cykliczne sprawdzenie.
• Ceny: po każdej zmianie cennika albo raz na kilka godzin.
• Opisy i zdjęcia: raz dziennie albo ręcznie przy zmianie.
• Statusy i przesyłki: kilka razy dziennie, żeby klient nie pytał telefonicznie, co z zamówieniem.

Jak wygląda wdrożenie krok po kroku

1. Inwentaryzacja pól. Lista wszystkiego, co ma przechodzić między systemami, z odpowiedzią, który system jest źródłem prawdy dla każdego pola.
2. Porządek w indeksach. Duplikaty, produkty wycofane, brakujące kody. Integracja przeniesie bałagan dokładnie tak, jak jest, tylko szybciej.
3. Sprawdzenie licencji. Dostęp przez API po stronie ERP, ewentualne limity zapytań, konto techniczne tylko do integracji.
4. Test na kopii. Najpierw na kopii bazy albo środowisku testowym, nigdy od razu na systemie, na którym księguje się sprzedaż.
5. Start na części asortymentu. Jedna kategoria produktów przez tydzień, porównanie stanów i cen z tym, co mówi ERP, dopiero potem całość.
6. Powiadomienia i logi. Każde zamówienie, które nie przeszło, każda cena, której nie udało się zaktualizować, ląduje u konkretnej osoby, a nie w pliku, którego nikt nie czyta.

Gdy dochodzi trzeci system: Allegro i inne marketplace'y

Sprzedaż jednocześnie w sklepie i na Allegro zmienia integrację z połączenia dwóch systemów w połączenie trzech, które dzielą te same stany magazynowe. To jest miejsce, w którym najłatwiej sprzedać ten sam ostatni egzemplarz dwa razy.

Zasada jest ta sama: jedno źródło prawdy dla stanów, najczęściej ERP, i szybka synchronizacja w obie strony dla zamówień. Zamówienie z Allegro musi trafić do ERP tak samo szybko jak zamówienie ze sklepu, a zmiana stanu po nim musi od razu dotrzeć do sklepu. Przy małym asortymencie z niskimi stanami dobrze jest też zostawić bufor, czyli pokazywać o sztukę mniej, niż jest w magazynie.

Co psuje integracje po pół roku

Integracja rzadko psuje się pierwszego dnia. Psuje się, gdy zmienia się coś, o czym nikt nie pomyślał przy wdrożeniu.

• Zduplikowane indeksy. Ten sam produkt w ERP pod dwoma kodami, po jakiejś zmianie dostawcy. Integracja tworzy w sklepie dwa produkty albo nadpisuje jeden drugim.
• Brak obsługi błędów. Zamówienie nie przeszło do ERP, bo brakowało kontrahenta, a nikt nie dostał powiadomienia. Klient czeka, sklep pokazuje „przyjęte”.
• Aktualizacja ERP. Nowa wersja programu zmieniła jedno pole i integracja po cichu przestała przenosić ceny. Dlatego potrzebne są logi i powiadomienia, a nie tylko działający kod.
• Ręczne poprawki „na chwilę”. Ktoś zmienił stan w sklepie, bo „w ERP jest błąd”, a następna synchronizacja cofnęła zmianę.

Przy okazji: od 2026 r. faktury w Polsce wystawia się w KSeF, co zmienia też ten kawałek integracji, który dotyczy dokumentów. Opisuję to w tekście o tym, co KSeF zmienia w procesach firmy. A jak policzyć, czy integracja się zwraca, w tekście o tym, ile kosztuje automatyzacja procesu.

FAQ - integracja sklepu z ERP

Czy da się połączyć sklep z Subiektem GT?

Tak, ale potrzebny jest płatny dodatek Sfera dla Subiekta GT. Bez niego nie ma dostępu programistycznego do danych i żadna integracja przez API nie zadziała. Warto doliczyć jego koszt do budżetu, zanim zamówisz wdrożenie.

Czy Subiekt nexo ma API?

Standardowa wersja Subiekta nexo nie udostępnia API. Potrzebna jest wersja nexo PRO, która ma Sferę w pakiecie.

Który system powinien być źródłem cen i stanów?

Zwykle ERP, bo tam księguje się przyjęcia i wydania oraz tam są cenniki kontrahentów. Sklep te dane tylko odczytuje. Opisy i zdjęcia najczęściej lepiej prowadzić w sklepie.

Jak często synchronizować stany magazynowe?

Jak najczęściej, najlepiej zdarzeniowo, czyli od razu po zmianie. Stany i zamówienia to dane, których opóźnienie kosztuje najwięcej, bo prowadzi do sprzedaży towaru, którego nie ma.

Gotowy integrator czy integracja na zamówienie?

Przy standardowym procesie, jednym cenniku i jednym magazynie gotowy integrator jest zwykle tańszy i wystarczający. Integracja na zamówienie ma sens przy cenach indywidualnych dla kontrahentów, nietypowym obiegu zamówienia albo gdy trzeba połączyć więcej systemów naraz.

Co jest najczęstszą przyczyną problemów z integracją?

Brak ustalenia, który system jest źródłem prawdy dla którego pola, i brak powiadomień o błędach. Technika zwykle działa, a psują ją dane i zmiany, o których nikt nie wiedział.

Podsumowanie

Integracja sklepu z ERP zaczyna się od decyzji, a nie od kodu: który system jest źródłem prawdy dla stanów, cen, opisów, zamówień i dokumentów. Bez tego oba systemy nadpisują sobie dane i nikt nie wie, co jest prawdą.

Najczęściej pomijany koszt to licencja na API po stronie ERP: Sfera dla Subiekta GT, wersja nexo PRO, dostęp do API w programach Comarch. Warto go sprawdzić przed zamówieniem wyceny.

Przy prostym procesie wystarczy gotowy integrator. Przy cenach indywidualnych i nietypowym obiegu zamówień lepiej zbudować integrację na miarę, z logami i powiadomieniami, bo to one decydują, czy za pół roku nadal będzie działać.