Ile kosztuje automatyzacja procesu i jak policzyć, czy się zwraca

O cenie automatyzacji decydują cztery rzeczy: liczba systemów do połączenia, liczba wyjątków w procesie, stan danych i to, czy dostęp do Twoich systemów wymaga dokupienia licencji. Dwa procesy, które z zewnątrz wyglądają tak samo, potrafią różnić się kosztem kilkukrotnie, i to nie dlatego, że ktoś liczy sobie więcej.

Zamiast widełek, które i tak nie pasowałyby do Twojego przypadku, daję tu coś praktyczniejszego: rozkład kosztu na części, listę pozycji, o których zwykle nikt nie mówi przy wycenie, i rachunek zwrotu, który zrobisz sam w kwadrans.

Z czego składa się koszt

Wdrożenie to nie jest jedna pozycja na fakturze, tylko sześć różnych rzeczy, z których część jest jednorazowa, a część wraca co miesiąc.

Największy rozrzut jest w drugim i trzecim wierszu, a odpowiada za niego prawie zawsze jedno: liczba przypadków nietypowych. Proces, w którym każde zamówienie wygląda tak samo, buduje się w kilka dni. Ten sam proces z adnotacją „no, chyba że klient jest z Niemiec, wtedy inaczej, a przy paletach jeszcze inaczej” to zupełnie inna praca.

Koszty, o których nikt nie mówi przy wycenie

Cztery pozycje, które potrafią zaskoczyć w trakcie, a których nie widać na pierwszym spotkaniu.

• Licencja na dostęp do Twojego systemu. To jest ta, która zaskakuje najczęściej, bo płacisz ją nie wykonawcy, tylko dostawcy oprogramowania, które już masz. W Comarch ERP Optima wymiana danych idzie przez osobno płatny moduł WebAPI, w Comarch ERP XL to oddzielnie licencjonowane WEB API. W Subiekcie GT potrzebna jest Sfera, a w linii nexo dopiero wersja nexo PRO, bo standardowy Subiekt nexo nie udostępnia API. enova365 udostępnia WebAPI w technologii REST, wymagające odpowiedniego wariantu modułu Handel. SAP Business One korzysta z Service Layer, a Microsoft Dynamics 365 Business Central z OData. To pytanie zadaj na pierwszym spotkaniu, a nie w trzecim tygodniu.
• Porządkowanie danych. Automatyzacja nie naprawia bałaganu, tylko szybciej go rozprowadza. Jeśli ten sam kontrahent figuruje w bazie w czterech wariantach nazwy, ktoś musi to najpierw uporządkować i to jest osobna praca.
• Czas Waszych ludzi. Ktoś musi opowiedzieć proces, odpowiedzieć na pytania o przypadki nietypowe i sprawdzić wyniki na próbce. To zwykle kilkanaście godzin po Waszej stronie i warto je wliczyć, bo są realne.
• Reakcja na zmiany po drugiej stronie. Zewnętrzne systemy zmieniają się bez uprzedzenia i to jest najczęstsza przyczyna awarii automatyzacji. Im więcej zewnętrznych połączeń, tym większy sens ma stała opieka zamiast wołania kogoś dopiero wtedy, gdy stanie.

Jak policzyć zwrot w kwadrans

Cały rachunek to trzy liczby: godziny odzyskane w miesiącu, koszt godziny i koszt wdrożenia. Wynik podaje się w miesiącach, a nie w procentach, bo tylko to jest zrozumiałe.

Zmierz proces przez tydzień. Nie szacuj, zapisuj: kto, co, ile minut. Potem przelicz na miesiąc i pomnóż przez koszt godziny pracy z narzutami. Trzy przykłady na tych samych zasadach:

Dopiero mając tę kwotę, zapytaj o wycenę i podziel koszt wdrożenia przez miesięczną oszczędność. Wynik poniżej 12 miesięcy to zwykle wyraźne tak. Między 12 a 24 miesiącami warto policzyć jeszcze koszt błędów i to, co dzieje się, gdy osoba wykonująca ten proces jest na urlopie. Powyżej 24 miesięcy najczęściej lepiej odpuścić albo zmniejszyć zakres.

Co podnosi cenę, a co ją obniża

Na część z tego masz wpływ i warto o tym wiedzieć przed rozmową o wycenie.

Podnosi cenę:

• system bez API, z którego dane da się wyciągnąć tylko eksportem do pliku,
• dziesiątki przypadków nietypowych, z których każdy trzeba opisać i obsłużyć,
• brak osoby, która zna cały proces od początku do końca,
• wymaganie, żeby proces działał bez przerwy i sam sobie radził z każdą awarią,
• dane rozsypane po skrzynkach pocztowych, arkuszach i notatkach.

Obniża cenę:

• zgoda na to, żeby pierwsza wersja obsługiwała 80% przypadków, a reszta szła do człowieka,
• gotowy, spisany opis procesu, choćby w punktach,
• dane w jednym miejscu i w jednym formacie,
• jedna osoba decyzyjna po Waszej stronie zamiast uzgodnień między trzema działami,
• zaczęcie od jednego procesu zamiast od pięciu naraz.

Pierwszy punkt z drugiej listy jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Obsłużenie ostatnich kilku procent przypadków potrafi kosztować tyle, co cała reszta wdrożenia razem wzięta. Jeśli te przypadki zdarzają się raz w tygodniu, taniej jest zostawić je człowiekowi.

Jak czytać ofertę na automatyzację

Oferta, w której jest jedna kwota i zdanie „automatyzacja procesu zamówień”, nie jest ofertą, tylko zaproszeniem do sporu za trzy miesiące. Siedem rzeczy, które powinny się w niej znaleźć, niezależnie od tego, kto ją wystawia.

1. Opis procesu krok po kroku, w tym przypadki nietypowe. Jeśli wykonawca nie umie odtworzyć Waszego procesu w ofercie, to znaczy, że go nie zrozumiał i wyceniał własne wyobrażenie.
2. Lista systemów i sposób połączenia z każdym. API, eksport pliku, czy coś pośredniego. To jest miejsce, w którym wychodzi konieczność dokupienia licencji.
3. Co się dzieje przy błędzie. Ponowienia, powiadomienie i do kogo ono idzie. Brak tego punktu jest najczęstszą różnicą między ofertami, które wyglądają na podobne, a różnią się ceną o połowę.
4. Gdzie to będzie działać i kto ma dostępy. Wasz serwer czy cudzy, Wasze konto czy wykonawcy. To decyduje, co się stanie, gdy przestaniecie współpracować.
5. Co dostajecie na koniec. Kod, konfiguracja, dokumentacja i przekazanie. Jeśli tego nie ma, kupujecie usługę, a nie rozwiązanie.
6. Co jest po wdrożeniu. Czy opieka jest w cenie, czy osobno, i co dokładnie obejmuje.
7. Czego oferta nie obejmuje. Dobra oferta ma tę sekcję i to jest zwykle sygnał, że ktoś robił to wcześniej.

Jeśli brakuje punktu trzeciego i piątego, dopytaj o nie przed podpisaniem. To są dwa miejsca, w których różnica między tanim a rozsądnym wdrożeniem staje się widoczna dopiero pół roku później, przy pierwszej awarii albo przy zmianie wykonawcy.

Pełny rachunek na jednym przykładzie

Weźmy ten pierwszy proces z tabeli i przejdźmy go do końca, razem z kosztami powracającymi. Dwadzieścia zamówień dziennie przepisywanych ręcznie, 42 godziny miesięcznie, około 2 500 zł miesięcznie wartości odzyskanego czasu.

Po stronie kosztów pojawiają się trzy rzeczy, a nie jedna:

• Wdrożenie - jednorazowo, zależnie od liczby integracji i wyjątków.
• Utrzymanie środowiska - przy własnym serwerze kwota stała rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie za maszynę, niezależna od liczby uruchomień. Przy rozliczeniu w chmurze rośnie razem z ruchem, bo dostawcy liczą uruchomienia albo pojedyncze operacje.
• Opieka - godziny na reakcję, gdy zewnętrzny system się zmieni.

Załóżmy, że koszty powracające wychodzą w sumie na 300 zł miesięcznie. Wtedy realna oszczędność to nie 2 500 zł, tylko 2 200 zł miesięcznie, czyli 26 400 zł rocznie. Przy wdrożeniu kosztującym 10 000 zł zwrot następuje po niecałych pięciu miesiącach, przy 20 000 zł po dziewięciu. W obu wariantach rachunek się spina, a różnica dotyczy tylko tego, jak szybko.

Teraz ten sam rachunek przy dwóch zamówieniach dziennie: 4 godziny miesięcznie, około 240 zł wartości, minus 300 zł kosztów powracających. Wynik jest ujemny, zanim w ogóle policzymy wdrożenie. To jest dokładnie ten przypadek, w którym uczciwa odpowiedź brzmi „nie warto” i lepiej usłyszeć ją przed podpisaniem umowy.

Dlaczego nie podaję widełek

Bo przy automatyzacjach widełki byłyby zgadywaniem, a nie informacją. Jeden proces to kilka godzin pracy: pobrać plik, sprawdzić warunek, wysłać powiadomienie. Inny, opisany w jednym zdaniu przez klienta, to trzy tygodnie i integracja z systemem, którego dokumentacja ma dwadzieścia lat.

Gdybym podał jedną kwotę wejścia, w jednym przypadku policzyłbym za dużo, a w drugim obiecałbym coś, czego nie da się dotrzymać. Wolę drugą kolejność: najpierw rozpisujemy proces i mierzymy czasy, a potem dostajesz jedną konkretną liczbę za ustalony zakres, bez widełek i bez dopłat w trakcie. Jeśli na etapie rozpisywania wyjdzie, że to się nie opłaca, mówię to i na tym możemy skończyć.

Kiedy automatyzacja się nie opłaca

Uczciwie, bo to jest krótsza lista niż się wydaje:

• Proces wykonywany rzadko. Cztery uruchomienia w roku nie zwrócą kosztu budowy, a dodatkowo po kilku miesiącach przerwy zwykle okazuje się, że zewnętrzne API się zmieniło.
• Proces, który zaraz się zmieni. Jeśli za kwartał wymieniacie system, poczekajcie i zbudujcie to raz, na nowym.
• Proces bez reguł. Jeśli na pytanie „kiedy robimy tak, a kiedy inaczej” pada odpowiedź „to zależy, trzeba wyczuć”, nie ma czego automatyzować, dopóki ktoś tego nie rozstrzygnie.
• Proces, w którym błąd kosztuje więcej niż cała oszczędność. Wtedy albo zostaje człowiek zatwierdzający, albo nie robimy tego wcale.

FAQ - koszt automatyzacji

Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu?

Nie ma jednej odpowiedzi, bo rozrzut jest kilkukrotny i zależy od liczby integracji oraz liczby przypadków nietypowych. Sensowna kolejność jest odwrotna niż zwykle: najpierw policz, ile godzin miesięcznie odzyskujesz i ile są warte, a dopiero z tą liczbą pytaj o wycenę. Wtedy od razu wiesz, czy odpowiedź mieści się w sensownym czasie zwrotu.

Czy taniej wyjdzie n8n w chmurze, czy własny serwer?

Przy niewielkiej liczbie uruchomień chmura, bo nie płacisz za utrzymanie serwera. Przy tysiącach uruchomień miesięcznie własny serwer, bo koszt przestaje zależeć od tego, jak intensywnie korzystacie z automatyzacji. Rozkładam to na liczby w tekście o n8n, Make i Zapierze.

Czy muszę dokupić licencję do swojego systemu?

Bardzo często tak i to jest koszt po Twojej stronie, nie po stronie wykonawcy. Dostęp przez API bywa osobno licencjonowany, na przykład jako moduł WebAPI albo wyższy wariant programu. Zapytaj o to swojego dostawcę oprogramowania na samym początku, bo odpowiedź potrafi zmienić opłacalność całego projektu.

Co jeśli po wdrożeniu proces się zmieni?

To normalne i dlatego wdrożenie powinno zostawać u Was razem z dokumentacją i dostępami. Drobne zmiany, jak inny odbiorca powiadomienia czy dodatkowa kolumna w raporcie, firma zwykle wprowadza sama. Zmiany w logice procesu to osobna, zwykle niewielka praca.

Czy opieka po wdrożeniu jest obowiązkowa?

Nie, ale warto ją mieć tam, gdzie proces zależy od wielu zewnętrznych systemów. Zewnętrzne API zmieniają się bez zapowiedzi, a automatyzacja zatrzymuje się po cichu. Jeśli od procesu zależy sprzedaż albo rozliczenia, stała opieka jest tańsza niż jeden dzień przestoju.

Od czego zacząć, żeby nie przepalić budżetu?

Od jednego procesu z największą liczbą godzin i od zgody na to, że pierwsza wersja obsłuży większość przypadków, a nie wszystkie. Rozszerzanie zakresu jest łatwe, odkręcanie przekombinowanego wdrożenia już nie.

Podsumowanie

Cena automatyzacji zależy od liczby systemów, liczby wyjątków, stanu danych i licencji na dostęp do Twoich własnych programów. Ta ostatnia pozycja jest najczęściej pomijana, a potrafi zmienić cały rachunek.

Zamiast pytać „ile to kosztuje”, policz najpierw, ile godzin miesięcznie odzyskujesz i ile są warte. Z tą liczbą każda wycena staje się sprawdzalna: dzielisz koszt przez miesięczną oszczędność i patrzysz, czy wychodzi poniżej roku.

A jeśli wychodzi powyżej dwóch lat, nie szukaj tańszego wykonawcy, tylko innego procesu. Tanie wdrożenie nieopłacalnej automatyzacji nadal jest nieopłacalne.