Arkusz Excel czy własna aplikacja - kiedy firma z niego wyrasta

Arkusz kalkulacyjny jest najlepszym narzędziem do zaczynania i najgorszym do prowadzenia procesu, od którego zależy firma. Moment, w którym jedno przechodzi w drugie, da się rozpoznać po kilku sygnałach, zanim arkusz po cichu zgubi dane albo zatrzyma pracę, gdy jedyna osoba, która go rozumie, pójdzie na urlop.

Ten tekst nie jest przeciwko Excelowi. Jest o tym, jak rozpoznać, że firma z niego wyrosła, i jakie są trzy drogi dalej: lepszy arkusz, gotowy program w abonamencie albo własna aplikacja. Każda z nich bywa właściwa.

Arkusz jest świetny, dopóki jest arkuszem

Excel i Arkusze Google dają coś, czego nie da żaden gotowy program: każdy w firmie potrafi w nich coś zmienić w pięć minut, bez nikogo z zewnątrz. Dlatego większość procesów zaczyna się w arkuszu i to jest dobry start.

Arkusz sprawdza się, gdy:

• korzystają z niego jedna, dwie osoby,
• dane zmieniają się rzadko i nikt nie edytuje ich w tym samym czasie,
• błąd w jednej komórce jest łatwy do zauważenia i niegroźny,
• proces dopiero się kształtuje i jutro może wyglądać inaczej.

Siedem sygnałów, że firma wyrosła z arkusza

1. Jedna osoba wie, jak to działa. Formuły, ukryte kolumny, makra. Gdy jej nie ma, nikt nie odważy się niczego zmienić.
2. Wersje się rozjeżdżają. „Zestawienie_final_v3_poprawione.xlsx” krąży mailem, a każdy pracuje na innej kopii.
3. Kilka osób edytuje naraz i co jakiś czas ktoś nadpisuje cudzą pracę.
4. Dane są przepisywane z arkusza gdzie indziej: do systemu, do oferty, do maila. Ta sama informacja istnieje w trzech miejscach.
5. Arkusz ma dwadzieścia zakładek i otwiera się dłużej niż kawa się parzy.
6. Nie wiadomo, kto co zmienił. Ktoś poprawił cenę, ale nikt nie wie kto, kiedy i dlaczego.
7. Ktoś spoza firmy potrzebuje dostępu: handlowiec w terenie, klient, partner. Wysyłanie mu całego pliku odpada, a osobny plik dla każdego to kolejne wersje.

Jeden sygnał to jeszcze nie powód do zmian. Trzy albo więcej to znak, że arkusz robi już pracę systemu, tylko bez żadnego z jego zabezpieczeń.

Arkusz nie mówi, że coś jest nie tak

Najgroźniejsza cecha arkusza to nie limit, tylko cisza, gdy się go przekroczy albo gdy coś się zepsuje. Formuła odwołująca się do złego zakresu liczy dalej. Import, który się nie zmieścił, nie zgłasza błędu. Wynik wygląda wiarygodnie, bo ma porządne liczby w porządnych komórkach.

Najbardziej znany przykład pochodzi z Wielkiej Brytanii z jesieni 2020 r. Wyniki testów na COVID-19 trafiały do arkusza zapisanego w starym formacie XLS, który mieści 65 536 wierszy. Gdy plik się zapełnił, kolejne wyniki po prostu się w nim nie znalazły, bez żadnego komunikatu. Między 25 września a 2 października 2020 r. nie zostało zgłoszonych 15 841 pozytywnych wyników, a osoby, które miały z nimi kontakt, dowiedziały się o tym z opóźnieniem.

Nowy format XLSX mieści 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny, a Google od września 2026 r. podwaja limit komórek w Arkuszach do 20 milionów. W firmie rzadko chodzi jednak o limit. Chodzi o to, że arkusz nie ma pojęcia „błąd”, więc pomyłka wychodzi dopiero wtedy, gdy ktoś ją przypadkiem zauważy.

Ile kosztuje arkusz, którego nikt nie liczy

Arkusz wydaje się darmowy, bo licencję i tak się ma. Prawdziwy koszt siedzi w czasie ludzi, który nie pojawia się na żadnej fakturze. Trzy pozycje warto policzyć, zanim uzna się, że „przecież działa”:

• Przepisywanie. Jeśli ktoś przepisuje dane z arkusza do systemu albo do ofert przez godzinę dziennie, to ponad 20 godzin miesięcznie, czyli prawie trzy pełne dni pracy w każdym miesiącu.
• Sprawdzanie. Czas, który ludzie poświęcają na upewnianie się, która wersja jest aktualna i czy liczba w komórce jest prawdziwa.
• Zależność od jednej osoby. Koszt tygodnia, w którym ta osoba jest na urlopie albo choruje, a proces stoi albo idzie na wyczucie.

Jak przeliczyć te godziny na złotówki i porównać z kosztem narzędzia, opisuję w tekście o tym, ile kosztuje automatyzacja procesu. Ten sam rachunek działa przy decyzji o aplikacji.

Przykład: z kartek i wiadomości do aplikacji serwisowej

W warsztacie naprawiającym podzespoły maszyn zlecenia żyły na kartkach i w komunikatorach. To nawet nie był arkusz, tylko jego jeszcze wcześniejsza wersja: każda naprawa miała swoją historię, rozsypaną po wiadomościach, a pytanie klienta „co z moją maszyną” oznaczało szukanie w trzech miejscach.

Zbudowałem dla niego aplikację instalowaną na telefonie: tablicę zleceń, oś czasu z historią każdej zmiany, notatki tekstem i głosem, zdjęcia, powiadomienia i raporty PDF. Korzysta z zapisu lokalnego, więc działa na hali bez dobrego zasięgu. Efekt, o który chodziło: pełna historia każdej naprawy w jednym miejscu, dostępna prosto z hali.

Aplikacja ma też elementy, których trudno szukać w gotowych programach: interaktywne schematy części z polskimi nazwami i moduł biura powiązany ze zleceniami. W wielu innych warsztatach gotowy program do zleceń serwisowych wystarczy i wtedy go polecam.

Trzy drogi dalej

Uczciwie: w większości firm pierwsza albo druga droga wystarcza. Własna aplikacja ma sens tam, gdzie proces daje przewagę, a gotowe narzędzie zmuszałoby do pracy po cudzemu. Przykłady takich aplikacji, od panelu dla handlowców po aplikację serwisową na telefon, opisuję na stronie z realizacjami.

Jak przejść z arkusza bez rewolucji

Najczęstszy błąd to próba przeniesienia wszystkiego naraz. Arkusz zawiera lata wyjątków i nawyków, których nikt nie spisał, a ludzie potrzebują czasu, żeby przestać go otwierać.

1. Spisz, co arkusz naprawdę robi. Nie jak wygląda, tylko jakie odpowiada na pytania i kto z tych odpowiedzi korzysta.
2. Zacznij od makiety. Klikalny projekt najważniejszych ekranów, pokazany ludziom, którzy dziś pracują w arkuszu. Poprawki na tym etapie kosztują minuty.
3. Przenieś dane z oczyszczeniem. Import to dobry moment, żeby usunąć duplikaty i ujednolicić nazwy. Brudne dane w nowym systemie to ten sam problem w ładniejszym opakowaniu.
4. Pracujcie równolegle przez chwilę. Dwa tygodnie z arkuszem i aplikacją naraz pokazują, czego brakuje, zanim ktoś zostanie bez narzędzia.
5. Zostaw eksport do arkusza. Ludzie, którzy lubią liczyć po swojemu, dalej mogą pobrać dane do Excela. Tylko źródłem prawdy jest już aplikacja.

Tak zbudowany jest proces na stronie o aplikacjach webowych: najpierw rozpoznanie i makieta, potem najmniejsza działająca wersja, potem rozwój w małych krokach. Jeśli sam arkusz jest w porządku, a problemem jest przepisywanie z niego danych, zajrzyj do tekstu o tym, jak wybrać sposób automatyzacji.

FAQ - arkusz czy aplikacja

Kiedy warto zamienić Excela na aplikację?

Gdy arkusz rozumie jedna osoba, kilka osób edytuje go naraz, dane są z niego przepisywane do innych miejsc albo dostępu potrzebuje ktoś spoza firmy. Trzy takie sygnały naraz to dobry moment, żeby przynajmniej porozmawiać o zmianie.

Ile wierszy mieści Excel?

Arkusz w formacie XLSX mieści 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny. Stary format XLS mieścił 65 536 wierszy, co w 2020 r. doprowadziło w Wielkiej Brytanii do pominięcia 15 841 wyników testów.

Czy lepszy jest gotowy program czy własna aplikacja?

Jeśli proces jest typowy, gotowy program w abonamencie jest zwykle szybszy i tańszy na start. Własna aplikacja ma sens, gdy proces jest nietypowy i daje firmie przewagę, a gotowe narzędzia obsługują go tylko częściowo.

Czy po przejściu na aplikację można nadal korzystać z Excela?

Tak i często warto to zostawić. Dobra aplikacja pozwala wyeksportować dane do arkusza, więc ludzie, którzy lubią analizować po swojemu, nadal mogą to robić. Różnica polega na tym, że źródłem prawdy jest aplikacja, a nie krążący mailem plik.

Ile trwa zbudowanie aplikacji zamiast arkusza?

Pierwsza działająca wersja, która przejmuje najważniejszą część pracy arkusza, to zwykle kilka tygodni. Dłużej trwa zwykle rozpoznanie wyjątków, które arkusz obsługiwał „na wyczucie”, niż samo programowanie.

Czy Arkusze Google rozwiązują problem wersji?

Rozwiązują problem krążących kopii, bo wszyscy pracują na jednym pliku i widać historię zmian. Nie rozwiązują przepisywania danych do innych systemów ani braku kontroli nad tym, kto co może zmienić.

Podsumowanie

Arkusz to świetny początek i słaby fundament. Gdy rozumie go jedna osoba, krąży w wielu wersjach, a dane są z niego przepisywane gdzie indziej, zaczyna robić pracę systemu bez żadnego z jego zabezpieczeń.

Najgroźniejsza jest cisza: arkusz nie zgłasza błędu, tylko pokazuje wiarygodnie wyglądające liczby. Tak w 2020 r. zniknęło 15 841 wyników testów.

Nie zawsze trzeba budować aplikację. Czasem wystarczy uporządkować arkusz, czasem kupić gotowy program. Własne narzędzie ma sens tam, gdzie proces jest Wasz i daje przewagę, i wtedy warto zacząć od makiety, a nie od kodu.